consejos-montar eventos corporativos

18 dic 15 consejos sobre cómo organizar un evento corporativo

Uno de los eventos más difíciles de planear para la mayoría de la gente es un evento corporativo. Eventos más pequeños, de menos de unos cientos de personas, pueden ser un desafío si no eres un organizador profesional. Sin embargo, aquí te dejo quince consejos que puedes utilizar para hacer que tu evento corporativo sea todo un éxito:

  1. Elige el espacio con tiempo. Si necesitas alquilar un lugar especial tendrás que garantizar con bastante antelación la disposición del espacio.  Algunos lugares pueden reservarse hasta con un año de antelación. Una vez hayas encontrado el lugar adecuado, haz tu reserva y así te asegurarás poder contar con tu espacio elegido.
  2. Planear un evento corporativo, conlleva establecer un presupuesto muy estricto. Asegúrate de tener dinero extra para gastos inesperados. Debes de tener en cuenta que cada evento suele tener algunos gastos inesperados; es simplemente parte de la planificación de éste.
  3. Si tienes contratos, acuerdos o listas, asegúrate de mantener copias adicionales de los mismos en caso de extravío o pérdidas. Fotocopiarlos es muy sencillo y rápido y puede realmente ahorrarte algún que otro quebradero de cabeza más adelante si usted pierde los contratos.
  4. Asegúrate de que envías las invitaciones por lo menos de 3 a 4 semanas antes del evento. Además, comprueba que los invitados han confirmado su asistencia para saber cuántas personas asistirán.
  5. Si estás creando un gráfico de asientos para tu evento, puedes configurarlo al azar o trabajar con otra persona en la empresa para configurar el mejor escenario posible.
  6. La asistencia es muy importante. Debes de tener en cuenta tanto los días de vacaciones como los fines de semana. Por lo tanto ten en cuenta que tanto los viernes como los sábados y los días previos a festividad, no serán días buenos para tener una buena afluencia.
  7. En cuanto al tema de la decoración, es importante saber cuándo usar un tema y cuando no. Si se trata de una fiesta de cumpleaños de un niño es un momento adecuado para utilizar un tema infantil, mientras que un evento de empresa requiere de la elegancia más simple que cualquier otra cosa.
  8. Cuando tienes un evento de negocios, si tienes pensado utilizar música lo ideal sería mantenerla suave. Aunque solo la recomiendo para cuando nadie esté hablando.
  9. Si necesitas equipos tales como micrófonos, proyectores, altavoces, una cámara de vídeo, etc., haz una lista de las cosas que necesitarás y asegúrate de que tienes a alguien en el sitio que pueda solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir durante el evento.
  10. Cuando se planea un evento, sobre todo un gran evento, haz planes de emergencia y contingencia en caso de desastre, enfermedad u otra emergencia.
  11. Es importante tener en cuenta las adaptaciones especiales que necesitará cualquier asistente con discapacidad, simplemente pregunte. Será felices que usted cuidó lo suficiente para preguntar y entender que no tienes otra manera para obtener la información.
  12. Cuando necesitas entretenimiento para tu evento, asegúrate de que es apropiado y no contiene contenido ofensivo. Los magos siempre son excelentes opciones para eventos corporativos porque consiguen risas y el asombro de los asistentes al evento sin ofender a nadie. Cualquier tipo de entretenimiento que elijas, asegúrate de obtener referencias de otras empresas.
  13. Si tu evento va a durar más de dos horas, los invitados esperarán pegar un bocado por lo menos. Eso sí, debes tener una comida si tu evento es más de cuatro horas. En todo momento, debes tener por lo menos agua y café disponible para tus invitados.
  14. La comunicación es una clave importante para el éxito de un evento. Si utiliza proveedores, asegúrate de que tienen instrucciones muy claras y concretas de lo que se espera de ellos.
  15. Cuando planeas un evento, hay que tener en cuenta cosas como transporte, estacionamiento, etc.. Lo último que deseas es que tus invitados tengan que realizar un largo camino hacia el evento o que se lo pierda porque no pudieron encontrar sitio para aparcar.

No Comments

Post A Comment

20 − dieciseis =